En tant que mandant d'un syndicat de copropriétaires, le syndic professionnel est tenu à certaines obligations prévues par la loi du 10 juillet 1965 et son décret d'application du 17 mars 1967, sources de droit qui ont été complétées par la loi SRU (Solidarité et Renouvellement Urbain) du 13 décembre 2000 ainsi que par son décret d'application N°2004-479 du 27 mai 2004.
Le décret d'application du 27 mai 2004 comporte 49 articles dont la plupart sont entré en vigueur le 1er septembre 2004.
Si ce décret n'opère aucune réforme fondamentale des organes institutionnels du syndicat, il tend à instituer plus de transparence et une meilleure information des copropriétaires.
Les principales dispositions de ce décret sont présentées ci-après en distinguant deux parties:
Le syndic et les assemblées générales
- Convocation et tenue de l'assemblée générale
Qui convoque?
C'est au syndic que revient en principe cette prérogative avec la nécessité de réunir l'assemblée générale au moins une fois par an (d'après l'article 7 alinéa 2 du décret du 17 mars 1967), toutefois, le syndic est obligé de réunir l'assemblée dans le cas où la convocation lui serait demandée par : le conseil syndical, ou par un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins le quart des voix de la copropriété (d'après l'article 8 du décret du 17mars 1967).
Cette demande devra être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception, en précisant les questions prévues à l'ordre du jour.
Quelle modalités doit remplir la convocation?
Depuis le 1er avril 2007 la convocation doit être adressée par le syndic aux copropriétaires au minimum 21 jours avant la date de l'assemblée. L'envoi par fax est désormais possible, contre accusé de réception.
Le délai de 21 jours peut être allongé par le réglement de la copropriété mais non raccourci. Il peut être réduit en cas d'urgence.
Que doit contenir la convocation?
Elle doit préciser: le lieu, le jour et l'heure de l'assemblée, et l'ordre du jour qui doit préciser chacune des questions soumises à l'assemblée en sachant qu'il n'est pas possible de statuer sur une question qui n'aurait pas été inscrite à l'ordre du jour.
Depuis le 1er septembre 2004, tout copropriétaire (ainsi que le conseil syndical) peut exiger du syndic, à n'importe quel moment avant la tenue de l'assemblée générale, l'inscription de telle ou telle question à l'odre du jour. Il lui suffit d'adresser ces questions au syndic en recommandé avec accusé de réception. Le syndic doit obligatoirement porter la ou les questions émanant des copropriétaires à l'ordre du jour de la prochaine assemblée. Toutefois le syndic ne pourra pas inscrire une question si celle-ci lui arrive trop tardivement (la date limite de réception n'est pas précisée dans le décret). On peut supposer que la demande sera tardive si elle est reçue moins de 21 jours avant la date de la prochaine assemblée générale. Il est donc conseillé de notifier les demandes au syndic au plus tard un mois avant la date prévisible de la prochaine assemblée générale.
Les modalités de consultation des pièces justificatives doivent également être signifiées dans la convocation, en sachant que certaines devront être jointes à la convocation ( d'après l'article 11 du décret de 1967).
Quelles sont les obligations du syndic lors de l'assemblée générale?
Le syndic doit s'assurer qu'il est en possession de: la feuille de présence, les délégations de vote (chaque mandataire ne peut recevoir plus de trois délégations) et la disparition du bureau de l'assemblée.
Le syndic devra prendre des notes des débats et établir le procès verbal contenant le texte de chaque délibération, le résultat de chaque vote tout en précisant les noms des copropriétaires qui se sont opposés à la décision de l'assemblée, de ceux qui n'ont pas pris part au vote et de ceux qui se sont abstenus. La jurisprudence admet que le nom des copropriétaires absents à l'assemblée soit énuméré uniquement en tête du procès-verbal, sans qu'il soit nécessaire de le répéter à chaque résolution.
Ces précisions ont pour objectif d'apprécier si les différentes majorités requises par la loi sont respectées en fonction des décisions à prendre. Le décompte des vois en faveur d'une résolution s'effectue par soustraction (total des voix représentées moins total des voix déclarées "contre" moins absentions ou non-votants).
Rappelons qu'il existe quatre majorités différentes:
Le décret du 27 mais 2004 précise sur ce point : " à moins que l'assemblée ne décide que la question sera inscrite à l'ordre du jour d'une assemblée ulterieure". L'assemblée peut donc décider de ne pas délibérer immédiatement à la majorité de l'article 24 et de reporter l'examen d'une résolution à l'ordre du jour d'une assemblée ultérieure. Par ailleurs, lorsque la résolution porte sur l'apllrobation d'un contrat, d'un devis ou d'un marché mettant en concurrence plusieurs candidats, l'assemblée générale doit expressément voter sur toutes les candidatures et ce n'est qu'a l'issue de ce vote à la majorité de l'article 25 qu'elle peut éventuellement procéder à un second vote à la majorité de l'article 24. Il est évident que ce lourd formalisme devra faire l'objet d'un contrôle rigoureux des scrutateurs.
Lorsque le projet n'a pas recueilli au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires, une nouvelle assemblée générale peut statuer à la majorité de l'article 24 dans un délai de 3mois;
Le procès-verbal
sera signé par le syndic ainsi que par le président de l'assemblée générale et les membres du bureau s'il a été constitué.
Il est notifié à chacun des copropriétaires: présents et approuvant les différentes résolutions (copropriétaire dit ni opposant, ni défaillant) par lettre simple, et les absents ou opposés à certaines résolutions par lettre recommandée avec avis de reception, dans un délais de deux mois suivant la tenue de l'assemblée générale.
Désormais, le registe des procès verbaux peut-être tenu sous forme électronique dans les conditions définies par les article 1316-1 du Code Civil. Ce procédé devrait permettre d'établir le procès-verbal en cours de séance.
Les documents à joindre à la convocation
Avec la convocation à l'assemblée générale, le syndic est tenu de joindre un certain nombre de documents comptables, car les copropriétaires vont devoir statuer sur les comptes (article 11 du décret du 17 mars 1967, modifié par l'article 7 du décret du 27 mai 2004). Deux catégories de documents doivent désormais être notifiées en même temps qure l'ordre du jour :
Pour la validité de la décision:
- L'état financier du syndicat des copropriétaires et son compte de gestion général lorsque l'assemblée est appelée à approuver les comptes;
- Le projet de budget présenté avec le comparatif du dernier budget prévisionnel voté lorsque l'assemblée est appelée à voter le budget prévisionnel;
- Les conditions essentielles du contrat ou, en cas d'appel à la concurrence, des contrats proposés, lorsque l'assemblée est appelée à approuver un contrat, un devis ou un marché, notamment pour la réalisation des travaux;
- Le ou les projets de contrat du syndic lorsque l'assemblée est appelée à établir ou modifier cet acte.
L'absence d'un de ces documents rendra la décision caduque.
Pour l'information des copropriétaires:
- Les annexes au budjet prévisionnel;
- L'état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération;
- Les avis consultatifs du conseil syndical.
Remarque sur le contrat de syndic:
L'article 18 du décret du 27 mai 2004 apporte une innovation importante sur cette question, puisque désormais le contrat de syndic est approuvé par une décision unique de l'assemblée générale des copropriétaires. De ce fait, la désignation du syndic et l'approbation de son contrat deviennent une décision unique à la majorité de l'article 25.
Autre élément important, le syndic devra notifier pour information des copropriétaires en même temps que l'ordre du jour, l'état détaillé des sommes perçues par lui au titre de sa rémunération.
Parallèlement, il doit, à la fin de chaque exercice comptable, adresser à chaque copropriétaire un décompte de charges, qui permet de définir la situation de chaque copropriétaires, en comparant les sommes avancées par les copropriétaires et les charges réelles qu'il doit supporter. Le copropriétaire présentera soit une position débitrice, soit une position créditrice. La régularisation se fera alors lors du prochain appel de provision, la position débitrice ou créditrice s'ajoutant au montant appelé pour le premier trimestre.
Corcernant l'appel de provision, déterminé à partir du budget prévisionnel, le syndic ets tenu d'adresser un échéancier précisant le montant qui sera appelé pour les quatre trimestres à venir.
